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财务共享中心财务机器人应用

2018年07月11日


        实施背景

        传统企业运营模式正面临IT新技术的挑战,新技术的运用对传统的企业管理人员甚至员工带来了巨大的冲击,大数据技术、人工智能、机器人流程自动化(RPA)等已广泛服务于各行业。机器人流程自动化(RPA)在各事务所及咨询机构中成为推广用于解决大量标准化和有明确规则的重复工作的最佳方案。RPA极大的降低人工成本、提高工作效率和工作质量。近些年,随着企业业务的多元化、企业分布的多地化、新兴技术的高速发展,财务共享服务中心即FSSC应运而生。财务共享服务中心FSSC的有着规范统一会计记录、节约系统和人工成本的优点,但随之也带来了财务人员容易脱离业务、人工成本不降反升、离职率升高等缺点。RPA正可以在财务共享中心里发挥优势,代替人工完成重复标准化劳动,将财务人员从与业务脱离的低技术重复劳动中解脱出来,也为财务管理中深入剖析运营状况提供全面的数据支持。

        中国大唐资本控股有限公司是中国大唐集团有限公司二级子公司,在大唐集团金融板块内担负投资、融资等重要职责。其业务具有多牌照、个性化的鲜明特点,随之给财务工作带来点多面广、产品与经营模式灵活多变、业务系统多等管理困难。公司根据自身业务特点结合已有的软件系统,搭建了业财结合、多维一体的财务共享中心平台。财务共享中心建立之初就确立了以业财数据整合和提供专业的财务数据为基础,实现为领导提供决策支持,推动企业的标准化,和成为企业高素质财务人才基地的三个目标。

        财务共享中心平台也由于以上企业特点,在搭建完成后出现了部分系统衔接不完善,业财对接系统中未形成闭环的问题,大量系统与系统,单据与单据的重复核对工作,极大降低了财务共享中心的工作效率,也给财务部由记账会计向管理会计的转变造成了阻碍。信永中和管理咨询团队从共享中心运营模式中的流程、人员和管治三个关键维度入手,详细梳理,使之与业务需求契合。通过调研访谈、原始资料收集、专题研讨会等多种方式剖析现行流程中的问题,从管理层的核心需求和财务人员降低工作量的愿望出发,与企业管理人员和财务人员共同探讨改进办法和查找提升点,寻求从管理制度、业务流程、岗位职责和组织架构上优化财务共享中心整体运作。信永中和共享中心咨询团队为大唐资本控股有限公司财务共享中心设计符合共享中心管理特点的各项制度,涵盖了组织管理制度、流程管理制度、服务管理制度、财务规章制度等多个方面。

        大唐资本控股有限公司有着点多面广、产品和营业方式灵活多变,业务和财务系统繁多复杂,财务人员不足和年轻化等难点。调研过程中,财务人员普遍反映,日常工作量大、重复性核对工作多,同个数据在不同单据间反复粘贴。信永中和集团大数据支持部团队自收到反馈意见起,便从各类业务流程入手,结合岗位职责划分,从重复工作量大,人工效率低的关键点着手,提出了多个解决方案,让RPA(机器人流程自动化)参与到共享中心日常工作中,衔接起业务中各人工环节,整体提高财务共享中心运作水平。

        实施方式

        一、 国债逆回购流程(银行流水核对RPA、填写原始凭证RPA、逆回购台账生成RPA)

        业务背景:企业开展国债逆回购业务,每周均有多笔业务发生。会计在取得银行流水后,与财务共享中心系统中的业务记录进行核对,一一对应编制国债逆回购台账(包含本金、起止日期、利率等信息)并计算出利息金额,再编制原始凭证和记账凭证。业务结束,国债赎回核对国债逆回购台账和利息金额,并编制相应的原始凭证和记账凭证。根据企业内部管理要求,每月财务人员需根据台账计算日均利息、资金闲置率等数据供资金月报分析。目前以上操作均由财务人员线下完成,原始凭证要逐笔手工编制,企业财务反映核对银行流水、编制台账和计算各项资金指标等工作花费大量的时间完成。

        RPA(机器人流程自动化)功能:梳理业务流程后,RPA从具体以下四个方面入手,串联起国债逆回购财务核算链条。

        1.         取代人工核对银行流水。在需要人工大量反复核对银行流水和业务记录的步骤中,引入RPA协助,只需要会计将银行流水和业务记录导入程序,即可根据业务发生日期、金额等信息进行基本判断,摘录出与国债逆回购业务相关的流水,并进行逐一匹配,将判断逻辑外的异常流水展示给会计,会计只需要对异常流水进行识别。

        2.         取代手工编制业务台账。每月会计需要根据当月的业务情况编制国债逆回购台账,并计算利息金额。编制台账时重复查询核对各业务系统、银行流水等信息。本操作RPA可借鉴上一步的结果,将业务记录与核对好的银行流水根据台账所需格式梳理、填入,并自动进行利息金额运算,会计仅需要核对和调整特殊情况的数据,就可以获得完整的业务台账。

        3.         取代手工编制原始凭证。会计依据入账要求,需要逐笔编制原始凭证,原始凭证信息均可在业务台账中查找,手工操作难度低、重复性高、耗时长。引入RPA,根据上一步生成的业务台账,自动将所需信息摘录入原始凭证的固定模板中,一次操作生成全部原始凭证。

        4.         自动完成数据指标计算。依靠已经完成的上述操作,完整的国债逆回购业务数据已在业务台账中,RPA只需要根据预先设计好的KPI计算出所需指标,会计就可以直接用于资金分析。

        RPA成效:整个国债逆回购业务链条,企业会计人员操作中需要多次从银行流水、业务系统、共享中心系统中核对所需数据,各步骤均由人工操作,因此每部操作后仍需要再复核,重复劳动多、效率低、耗时长、错误率高。业务链条中,核算岗和资金岗均会参与到具体步骤操作,业务台账多次传递、使用,台账编制需要至少1人次一天的时间,由于耗时费事会计仅月底前集中完成,同时不同的岗位使用会根据需要编辑台账内数据,造成一类业务在财务共享中心内部未形成一份涵盖所有数据内容的台账。

        通过分析业务流程后,从关键数据入手,让RPA参与到国债逆回购的整个业务链条,原本多人多次重复的工作,由RPA分部完成,整个操作步骤极大简化,并大大减少了发生错误的可能,会计只需要进行检查复核工作,从简单低效的制表中解放出来,可以更多的专注于业务的分析和管理工作中。无论是银行流水核对、编制业务台账还是数据指标计算,都只需要在导入基础数据后,点击RPA程序运行,3-5分钟就可以把需要的数据表格准备好 ,随时发生时时编辑台账。

        二、自动填报税务报表流程(税务申报表填入RPA)

        业务背景:企业已完成财务共享中心系统的建设,连接外部的百望税务软件和内部财务用友系统,实现税务与业务的数据对接,可直接在共享中心系统中完成认证、开票等操作,月底可直接根据发票认证和开票数据生成税务报表,但仍需要会计将税务数据手工填入各地税务申报系统中。企业在北京、上海、天津均有子公司,因此每月会计需要进入不同地区的税务软件中,分别填报各子公司的申报数据,且由于财务共享中心生成的税务报表无法直接填入税务申报系统,导致会计并未采用自动生成的税务报表,而仍然是传统的手工取数、调整和填报。

        RPA(机器人流程自动化)功能:RPA机器人可根据财务共享中心系统生成的税务报表,直接完成从登录到申报的各项填报操作,在申报过程中可按照各表数据,准确填报入税务系统中的各申报位置中,且自动打开和保存各张申报表,过程中无需人参与操作。

        RPA成效:企业原本设计财务共享中心系统的时候预想创建一个完整的税务闭环,帮助会计人员准确的进行申报,避免人为错误发生,但是由于软件的限制,无法在最终的税务申报过程中填报数据,导致前面的税务报表被会计废弃,未发挥出应有的作用。

        原本财务人员手动计算,逐表逐数填入税务申报系统,单一家子公司当月填报就需要至少半小时时间。引入RPA后,完成一家公司从登录到填报仅需要10分钟,不但提高工作效率,还完善企业原有的税务系统链条,衔接起企业的系统与税务申报系统,减少人为填报错误的可能,简化会计申报的操作。即使在多地的税务系统中填报,也不存在对税务申报软件不熟悉,耗费填报时间的问题。

        三、佣金交易流程(佣金确认单生成RPA)

        业务背景:企业在建设财务共享中心系统中,业财对接未匹配完善,在保险佣金确认业务中仍需要业务部门与财务部门之间手工单据的往返传递。财务部每月根据财务共享中心系统中的佣金交易记账明细填写佣金确认单,交给业务部门逐笔确认,业务部门填入具体的开票信息传递给财务部,由财务人员核对后开具发票并编制记账凭证。每月保险佣金确认笔数多,涉及开票数量大,业务系统与财务系统中数据不衔接,手工编制单据往返传递降低了财务工作效率。

        RPA(机器人流程自动化)功能:评估企业财务共享中心系统的建设情况,业财对接的匹配仍在建设中,该业务未来会整体纳入业财对接的链条中,提出了为企业解决短期问题的具体方案,RPA从手工单据的编制入手。会计从共享系统中导出佣金交易记录,导入RPA中,RPA生成按照交易公司名称、金额等信息分类的佣金确认单,并按照企业格式要求,生成逐笔填入详细金额的确认单。

        RPA成效:企业会计每月需要填写30至50份佣金确认单,原本需要大量时间根据佣金交易记录,汇总、计算、填写佣金交易确认单,重复性强且易出错。RPA可通过预设逻辑,直接完成佣金确认单的分类填写,5分钟时间完成单据生成。节约会计工作时间,提高整个佣金确认业务环节的效率。RPA在该业务链条的参与和应用,快速解决了企业系统匹配不完善问题,获得企业的认可。

        财务机器人价值

        在大唐资本控股有限公司财务机器人案例中,信永中和集团大数据支持部团队接触到企业共享中心建立中的实际情况,在与企业面对面沟通中了解到财务人员实际操作中的“痛点”,帮助企业梳理和分析解决方案,对症下药在共享中心的整体操作环境中嵌入单个RPA,帮助企业完成业务流程的闭环操作,提高财务共享中心的核算质量。不同于财务订制系统,单个RPA开发周期短,可快速给企业提供解决方案,迅速有效的根据企业要求做出反应,填补财务软件及系统中的缺失。

财务共享中心是企业财务人才培养基地,财务人员的职业规划都是从传统的“核算财务(共享财务)”到“业财融合的业务财务”,再到对企业提供决策、分析、管理的“管理财务”转型。RPA的使用让财务人员摆脱传统“伏案作业”,从日常繁琐的记账、对账等工作中解脱出来,尽可能地靠近业务前端,了解业务前端,结合共享中心提供的各类指标数据及BI分析结果,成为公司领导决策的好帮手。更好突出了“企业财务人才培养”职能归集到财务共享中心的优点,达到为企业管理输出懂业务通财务人才的目的,提高财务人员综合竞争力。